Wer kennt das nicht? – Die Präsentation ist in PowerPoint erstellt und kann nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, was jedoch dringend notwendig wäre. Im schlimmsten Fall liegt die Datei auch noch auf einem Laufwerk, auf das ich gerade von unterwegs aus nicht zugreifen kann. Mein Videokonferenzsystem ist eine rein interne Lösung– und nicht nur dies ist kompliziert, auch beim Einwählen externer Teilnehmer in das Telefonkonferenzsystem entstehen zusätzliche Kosten. Und als müsste man nicht schon genügend Hürden beim „modernen Arbeiten“ überwinden, bekommt man noch eine E-Mail, dass der ISO Bedenken beim Teilen von Daten mit Extern hat. Kurz: Ich fühle mich zurückversetzt in Zeiten des Modems und der Disketten und muss erst einmal unzählige Stolpersteine, die in Zeiten von „Mobile First“ und „work where you are“ völlig antiquiert wirken, zur Seite räumen. Das muss doch anders gehen?!
Wir müssen jederzeit und an jedem Ort in der Lage sein mit jedem Kollegen/Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu kommunizieren, Arbeitsergebnisse zu teilen und zu bearbeiten oder auch informell im direkten Austausch zu stehen. Und das Ganze bitte auch sicher. Doch wie soll das denn genau funktionieren?
Ich werde in nächster Zeit meine Erfahrungen und Vorstellungen, wie der Arbeitsplatz der Zukunft und eine optimale Zusammenarbeit (unter Nutzung der Vielzahl der angebotenen Cloudservices) aussieht, in kurzen Blogbeiträge hier veröffentlichen. Anlass für diese Serie war folgender Artikel bei der Computerwoche:Der moderne Arbeitsplatz – Schluß mit DropBox & Co. Diskussionen, Anregungen und Feedback sind herzlich willkommen.
1. Thema: Informationsaustausch
Der erste Schritt, noch bevor ich an eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Internen und Externen denken kann, ist die Herstellung eines gemeinsamen Verständnisses der Mitarbeiter, welche Informationen und Daten im Unternehmen überhaupt vorhanden sind. Meiner Erfahrung nach sind über 90 % der Informationen und des Wissens eines Unternehmens – oftmals historisch und auch persönlich bedingt – in Silos und Burgen gut versteckt. Das behindert jedoch jeden Austausch von Informationen massiv und fördert eher das Misstrauen zueinander.
Wenn ich in einer Unternehmung einen Konsens hergestellt habe, dass ich alle Informationen – ausgenommen natürlich personenbezogene oder besonders schützenswerte Daten – mit allen teilen kann, ist viel gewonnen. Der ein oder andere geneigte Zweifler wird jetzt einwenden: Wie schütze ich denn meine Dateien gegen Verlust oder Zerstörung? Wie stelle ich sicher, dass meine Dateien nicht ausversehen gelöscht werden? Die Antwort ist einfach und dreiteilig:
- Vertrauen,
- die Offenheit, Fehler zuzugestehen
- und vor allem: Jede technische, mir bekannte Cloudlösung hat Versionierungs- und Archivierungsmechanismen.
Wenn ich eins gelernt habe in den letzten Jahren: Das Netz vergisst nichts und das gilt mittlerweile ebenso für die gängigen Cloudlösungen von Microsoft, Google und DropBox zur Dateiablage!
Durch die mittlerweile selbstverständliche Nutzung von Apps auf dem Mobiltelefon und zunehmend auch auf den Arbeitsgeräten fällt der Schulungsaufwand für das Tool erfahrungsgemäß gering aus. Ein deutlich höherer Aufwand ist für die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses von Informationen, die für alle zugänglich sind, einzuplanen. Hier gilt aber: Das ist ein Prozess, keine OneTime-Information! Und nach der initialen Verbreitung des Konzepts muss ein permanenter Kommunikationsprozess stattfinden.
Diese Aufgabe liegt – und das ist für den gesamten Prozess an vielen Stellen wichtig – allerdings weder nur in der IT-Abteilung oder nur in der Abteilung für Kommunikation. Vielmehr muss jede Abteilung, in der eine natürliche Notwendigkeit für eine zentrale Ablage existiert, systematisch in den andauernden Kommunikationsprozess eingebunden werden. Um eine breite Akzeptanz des universellen Informationsaustauschs im Unternehmen zu erreichen, ist es nach meiner Erfahrung überaus wichtig, die gleich zu Beginn die Unternehmenskommunikation, den CI/CD-Bereich, die IT-Abteilung sowie HR mit „ins Boot zu holen“.
Wenn nun das grundsätzliche Verständnis und ein Einvernehmen mit allen Beteiligten hergestellt wurde, dass dieser eine Informationsspeicher nicht nur nett, sondern eine zwingende Notwendigkeit für das störungsfreie Zusammenarbeiten ist, wie geht es weiter? Nun, welche Tools bieten mir denn die Möglichkeit für solch eine Ablage und was gilt es bei der Auswahl zu beachten? Dazu in Kürze mehr im nächsten Beitrag.