In den letzten Artikeln habe ich über den digitalen Teil der Arbeitsplätze geschrieben, es tut sich aber auch im physikalischen Bereich so Einiges. Großraumbüros, die ursprünglich wegen der besseren Kommunikation und natürlich aus Kostengründen eingeführt wurden, stellen sich mittlerweile als kommunikationsunterbindend dar. Auch ist ein weiterer, oft aufgeführter Punkt der viel beschriebene Kicker (der im Regelfall sehr laut ist und nur zu bestimmten Zeiten oder sehr weit weg vom Büroalltag bespielbar ist), das Thema Videokonferenzen, Companystandups oder Flächen für Design Thinking beziehungsweise OKR.
1.) Im Großraumbüro
Moderne Bürokonzepte sehen in der Regel große Flächen mit Arbeitsinseln, abgetrennt durch Schallschutzwände oder Pflanzen sowie Sideboards, vor. Vor allem die bessere Kommunikation und das Verschmelzen der verschiedenen Bereiche in einem Großraumbüro werden hier als Argumente ins Feld geführt. Eine Studie von Ethan Bernstein und Stephen Turban zum Thema Der Einfluss des ‚offenen‘ Arbeitsplatzes auf die menschliche Zusammenarbeit kommt jedoch zu dem Ergebnis, dass sich im Großraum die Kommunikation eher verschlechtert und die Kollegen Telefonate und Gespräche am Arbeitsplatz deutlich reduzieren. Die Kommunikation wird auf Chat/E-Mail verlagert. Die Mitarbeiter trauen sich nicht mehr, so viel am Arbeitsplatz mit anderen Kollegen zu reden, da ja jeder mithört und es auch noch die Anderen stört. Abhilfe können hier mehrere auch sehr platzsparende Ergänzungen auf den Flächen schaffen:
Unterteilung der Arbeitsfläche
Da mittlerweile bekannt ist, dass in Großraumbüros vor allem der nicht zu vermeidende Lärm durch Telefonate, Gespräche etc. zu einer dauerhaften Geräuschkulisse führt, kann man das Problem mit Schallschutzwänden, Deckenpaneelen oder neuerdings auch Bildern an den Kopfseiten der Räume lösen. Auch wird gerne mit Sideboards und Pflanzen versucht, die Geräuschkulisse zu reduzieren. Ich persönlich halte nicht besonders viel davon, ich glaube, dass eine Gestaltung der Büroflächen, abgestimmt auf die einzelnen Teams und Mitarbeiter, mit kleinen Arbeitsbereichen oder Ähnlichem deutlich sinnhafter ist. Gerade Glaswände können hier Wunder bewirken. Sie trennen die Bürofläche optisch kaum, sind aber ein Segen für die Mitarbeiter.
Rückzugsmöglichkeiten
Es gibt von diversen Anbietern vom eigentlichen Büro völlig losgelöste Telefonboxen, die das ruhige Arbeiten oder eben Telefonieren bzw. Videokonferenzen ermöglichen. Auch für Gespräche zu zweit oder zu dritt sind diese geeignet. Anbieter sind bspw. SmartphoneBox oder OfficeBricks. Mit entsprechender Schallisolierung und Lüftung (das ist das A und O für solche Maßnahmen) kann hier auch direkt auf der Fläche Einiges richtig gebaut werden, wie ich dies bei BurdaForward umgesetzt habe:
Auch Rückzugsmöglichkeiten für 3-4 Kollegen zum Austausch, sogenannte Thinktanks, können hier sehr hilfreich sein, um den Kollegen das Arbeiten zu erleichtern. Eine Grundvoraussetzung ist hierfür allerdings ein Laptop für jeden Mitarbeiter und ein stabiles WLAN, das das Arbeiten an allen Orten des Büros ermöglicht. Gerade für die Telefonboxen ist ein Netzwerkanschluss auch zu empfehlen, da bei Videokonferenzen eine stabile Verbindung notwendig ist. Thinktanks können natürlich mit Tischen, aber auch bei Bedarf mit Paletten oder anderen Möbeln gestaltet werden. Hier kommt es sehr auf die Wünsche der Mitarbeiter an.
2.) Kollaboration über den Standort hinaus
Sobald in einem Unternehmen übergreifend Videokonferenzlösungen eingeführt wurden und die Mitarbeiter mit der Technologie vertraut sind, wird gerade in Großraumbüros das Problem entstehen, dass die Kollegen Ruhe benötigen. Gerade bei verteilten Teams über die Standorte hinweg sind die Teilnehmer in den meisten Fällen auf die Standorte verteilt, und die Buchung eines (meist zu großen) Besprechungsraums ist eine Platzverschwendung. Vom Arbeitsplatz ist es meist zu laut, die Lösung ist relativ einfach und auch nicht so kostenintensiv. Es gibt von den meisten Herstellern von Videokonferenzlösungen eine kleine Lösung mit meist einfacher Webcam, aber dem Vorteil einer ohne Laptop bedienbaren Anlage. Dort können die Kollegen sich zu zweit, zu dritt oder zu viert mit den anderen Standorten AdHoc zu Videokonferenzen verabreden, ohne andere Kollegen stören zu müssen oder einen ganzen Besprechungsraum zu blockieren.
3.) Besprechungsräume
Besprechungstische – das leidige Problem mit den Kabeln
Besprechungsräume sind in vielen Unternehmen ein ständiger Pain Point. Sind die Räume aufgeräumt, alle notwendigen Kabel vorhanden, funktioniert die Technik? Wird der Raum dann automatisiert mit Crestron oder Extron beispielsweise, ist das Ergebnis oft sehr teuer und auch nicht fehlerfrei. Gerade bei sich ständig wechselnden Anschlüssen an den Laptops, der Notwendigkeit auch Externen den Technik Zugang zu ermöglichen, ist eine schnell einsatzbereite und leicht zu verstehende Videokonferenztechnik notwendig. Kabel sehen auf Besprechungsraumtischen in der Regel unordentlich aus und verschwinden auch gerne. Die gängigste Lösung gegen den Kabelsalat ist ClickShare, das mit OS X und Windows 10 einwandfrei funktioniert. Es muss keine Software installiert werden, die Verbindung steht normalerweise unter einer Minute. Allerdings ist die Lösung auch relativ teuer, hier ist abzuwägen zwischen Kosten und Usability. Auch ist der Anschluss von USB Geräten an Firmenrechnern nicht überall ohne Probleme möglich bzw. gewünscht.
Displays
Für die Medienwiedergabe sind oftmals Projektoren im Einsatz, die unschön von der Decke hängen und auch für die Wartung eher kompliziert zu erreichen sind. Es gibt mittlerweile relativ günstige, aber dennoch mit ausreichender Helligkeit ausgestattete Nahdistanzprojektoren, die anstatt eines Displays eingesetzt werden können. Hierbei muss aus meiner Sicht je nach Besprechungsraumgröße entschieden werden, ob ein Beamer oder ein Screen die richtige Lösung ist. Screens mit 80 Zoll und mehr werden gleich sehr teuer, und es lohnt sich oft, einen Nahdistanzbeamer zu beschaffen. Diese können je nach Bedarf nach der Benutzung sehr elegant im Sideboard verschwinden.
Und in Zukunft?
Es gibt gerade im Bereich der Besprechungsraumtechnik extrem viele Neuerungen, so hat beispielsweise Nissan automatische Stühle im Angebot, das Aufräumen des Raumes erledigt sich also quasi von selbst. Ebenso sind digitale Whiteboards oder smarte Displays wie die Microsoft Surface Hubs oder Screens mit i3TOUCH Technologie ganz sicher in den Besprechungsräumen der Zukunft zu finden. Allerdings muss hierfür zweierlei gewährleistet sein:
1.) Jeder Mitarbeiter des Unternehmens muss die Technik angstfrei und ohne lange Schulung bedienen können
2.) Die Interoperabilität zwischen der Präsentationsfläche und dem vor Ort anwesenden sowie den ggf. per Videokonferenz zugeschalteten Teilnehmern muss gewährleistet sein. Hier liegt meines Erachtens auch noch die größte Herausforderung, da die meisten Systeme in sich funktionieren, aber kaum Möglichkeiten der Interaktion mit anderen Systemen bieten.
Fazit
Was bei all den technischen Möglichkeiten immer zu beachten ist, ist, dass es für alle Mitarbeiter funktionieren muss, ebenso für die externen Partner, die sich ggf. viel in den Räumlichkeiten bewegen. Die Lösung kann noch so elegant sein oder auf dem technisch neuesten Stand. Wenn die Mitarbeiter die meiste Zeit damit verbringen herauszufinden, wie die Technik funktioniert oder sich über die Gestaltung der Bürofläche ärgern, ist nichts gewonnen.
Ich freue mich über Feedback, Kritik, Anregungen und Diskussionen! Auch gerne teilen!