Die Grundlage für das gemeinsame Arbeiten ist nun geschaffen. Aber die Mitarbeiter hängen an den alten Strukturen, sind die bisherige Dateiablage gewohnt. Das Neue hat noch keine Inhalte, und dann kommt der Gedanke auf: Speicher ich es nicht einfach schnell am alten Ort?
Daher geht es im heutigen Artikel darum, was beachtet werden muss und wo es möglicherweise Probleme gibt.
1.) Der Startschuss
Die Kommunikation des bislang erreichten ist sicherlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Abhängig von der Unternehmensgröße sollten über mehrere Tage fortlaufend Einführungen in die neuen Strukturen angeboten werden. Diese Einführung sollte nicht länger als 60 Minuten dauern, denn hier ist die Devise: Kleine Häppchen sind wichtiger als ein großer Brocken! Bei mehreren Standorten sind Vor-Ort-Termine unerlässlich. Bei so einem komplexen Thema sollte persönlich auf die einzelnen Kollegen eingegangen werden, Fragen beantwortet werden und Bedenken sowie Wünsche geklärt werden. Gerade bei solchen Veranstaltungen habe ich erlebt, dass für die neue Struktur noch wichtiger Input kam.
Fast ebenso wichtig ist die Arbeit im Hintergrund: Für den Start mit der (neuen) Technologie sind – wie bereits im letzten Artikel erörtert – möglichst viele Zentralbereiche mit ins Boot zu holen. Wenn die wichtigsten Dateien für bspw. die Beschaffung, Informationen von HR oder die CI-/CD-Unterlagen vom Marketing gleich zu Beginn in der neuen Struktur intuitiv zu finden sind, so fördert dies nach meiner Erfahrung die Akzeptanz des neuen Systems enorm.
2.) Alte Zöpfe – Migration / Archivierung – Loslassen
Nun gibt es also eine neue Ablage. Aber hätte mit den Mitarbeitern nicht über die Migration VOR dem Start der neuen Ablage gesprochen werden müssen? Es mag überraschen, aber nach meiner Erfahrung nicht. Sobald die neue Ablage existiert, müssen die Kollegen diese und die oftmals neuen technischen Möglichkeiten, die nun zur Verfügung stehen, als allererstes in Ruhe kennenlernen.
Die Speicherung mehrerer Versionen der Dateien in der Cloud ist ein fundamentaler Unterschied zur bislang oftmals genutzten manuellen Versionierung im Dateinamen, sei es über Versionsnummern, Mitarbeiterkürzeln oder Datumsangaben. In der Cloud ist das nun anders: Die Datei behält den einen (sprechenden!) Namen und über die Web-Oberfläche kann man im Zweifelsfall zu den alten Versionen zurück.
Auch die Möglichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung eines Dokuments wird die Arbeitsprozesse verändern! Man muss nun bei bestimmten Dateien nicht mehr warten, bis der Kollege fertig ist oder – fehlerintensiv – unterschiedliche Dokumente, an denen gleichzeitig gearbeitet wurde, mühsam zusammenkopieren, denn jetzt können gleichzeitig die jeweiligen Beiträge zum Dokument auf einer extra Seite oder einem anderen Arbeitsblatt erstellt werden. Das Dokument kann ab sofort in einer Telefonkonferenz/Videokonferenz gemeinsam besprochen, entworfen und mit Inhalten gefüllt werden. Den Feinschliff übernimmt ein Teilnehmer zum Schluss.
Dies eröffnet ein komplett neues Miteinander-Arbeiten. Dies muss für die Mitarbeiter erst einmal erlebbar sein, bevor sie entscheiden können (und müssen), wie ihre alten Daten konsolidiert werden.
a) Migration
Gerade bei einer hohen Anzahl an Informationsspeichern (GoogleDrive, DropBox, TeamDrive, On-Premises-Server) muss für jede Lösung im Einzelfall geprüft werden, was bei einer Migration lohnt, umgezogen/migriert zu werden (und wie) oder wo es mehr Sinn macht, „die alten Zöpfe abzuschneiden“. Oftmals finden sich in alten Strukturen Dateidopplungen oder über die Jahre historisch gewachsene Strukturen, die sich bei jeder organisatorischen Änderung vervielfacht haben, da die Dateien in neuen Verzeichnissen angelegt oder kopiert wurden, die aber de facto (oftmals seit Jahren) nicht mehr gebraucht werden.
b) Alt macht Neu
Da die Mitarbeiter die neuen Strukturen und vor allem die neuen Möglichkeiten in der Cloud kennengelernt haben, kann mit den Teams über die neue Grundstruktur für ihren Bereich gesprochen werden. Parallel zur Einarbeitung in die neue Umgebung und die Erarbeitung neuer Strukturen, muss in einem weiteren Schritt definiert werden, was in die neue Struktur übernommen werden muss oder was getrost auch archiviert werden kann.
Da die alten Dienste wie On-Premises-Laufwerke, DropBox und ähnliches nach und nach deaktiviert werden sollen, ist den Mitarbeitern sicherlich eine gewisse Übergangszeit zuzugestehen, in der auch beide Welten ko-existieren können und sollen. Allerdings lauert hier auch die größte Gefahr für die erfolgreiche Nutzung einer gemeinsamen neuen Lösung. Solange die alten Welten existieren und täglich noch neue Informationen abgelegt werden (können), können Dubletten entstehen und damit Unzufriedenheit und Verwirrung bei allen Beteiligten. Deshalb ist es hier wichtig, auch allen Beteiligten offen zu kommunizieren, dass die alten Dienste zu einem Stichtag unwiderruflich deaktiviert werden. Wenn es zu lange beide Welten gibt, ist die Sache gescheitert.
c) Archivieren
Das Archivieren der Alt-Dateien ist, je nach bisher genutzter Technologie, ein meist automatisierbarer Prozess und aus geschäftlichen, wirtschaftlichen und vor allem auch aus rechtlichen Gründen wichtig. Günstige Cloudspeicherlösungen (auch nach europäischem Datenschutz!) bieten mittlerweile viele Anbieter an. Amazon Glacier oder Crashplan beispielsweise eignen sich für solche Zwecke, eine On-Premises-Speicherung ist nicht mehr notwendig.
3) Fazit
Wenn nun eine gemeinsame Plattform geschaffen ist, muss die Akzeptanz hierfür bei den Mitarbeitern konstant gefördert werden. Neue Strukturen müssen erarbeiter werden – und recht bald muss man den Mut aufbringen, die alten Zöpfe abzuschneiden und nur im neuen „Universum“ zu arbeiten, da Parallelwelten das gesamte Projekt zum Scheitern verurteilen können!
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