Wie werden wir künftig Arbeit erleben? Eine Vision vom ArbeitspIatz der Zukunft. – Office Suite (II)

Wir müssen jederzeit und an jedem Ort in der Lage sein mit jedem Kollegen oder Geschäftspartner zu kommunizieren, Arbeitsergebnisse zu teilen und zu bearbeiten oder auch informell im direkten Austausch zu stehen. Und das Ganze bitte auch sicher. Doch wie soll das genau funktionieren? Nach dem ersten Exkurs zum Thema Arbeitsplatz der Zukunft kommen wir heute zum zweiten Thema:

Eine Office Suite

Nachdem das grundsätzliche Verständnis und ein Einvernehmen für eine gemeinsame Informationsablage mit allen Beteiligten hergestellt wurde, stellt sich als nächstes die Frage, welche Technologie aktuell im Unternehmen schon genutzt wird und welche wir dafür gemeinsam nutzen wollen.

In den meisten Unternehmen gibt es derzeit eine sich immer rasanter entwickelnde Diversität und Anforderungslandschaft der einzelnen Abteilungen – hinzu kommen die eigenen Präferenzen der Mitarbeiter für die Nutzung diverser Cloud-Services. Erstaunt wird man feststellen, dass es einen großen Wildwuchs, ja zum Teil eine regelrechte „Schatten-IT“ der unterschiedlichen Tools gibt: Manche Teams nutzen WhatsApp zum Dateiaustausch, andere Abteilungen nutzen Slack, da hier sowohl Kommunikation wie auch Kollaboration innerhalb kürzester Zeit funktioniert. Und um das Ganze auf die Spitze zu treiben, wird parallel noch über GoogleDrive oder generell die GoogleSuite zusammengearbeitet. Die babylonische Verwirrung auf Informationsseite ist damit definitiv gesichert!

Ziel ist es also, eine zentrale Dateiablage und Kollaborationsplattform im Unternehmen zu etablieren, um den ungesicherten und informations-abträglichen „Wildwuchs“ zu entgehen. Welche Faktoren spielen nun eine Rolle, wenn ich mich für eine Kollaborationslösung, also eine Office Suite, entscheide?

Faktoren für die Wahl der richtigen Suite (Client-basierte vs. webbasierte Anwendungen; On-Premises vs. Cloud, Ablage-Systematik, Datensicherheit)

Aus Unternehmenssicht gilt es hier eine Vielzahl von Faktoren zu beachten, die alle bei der Wahl der richtigen Suite eine Rolle spielen. Es ist hierbei wichtig, dass die hier besprochenen Lösungen immer für die Zusammenarbeit eine Cloudbasierte Dateiablage erfordern.

a) Client- vs. Webbasierte Anwendungen und der passende Speicherort

In den meisten Unternehmen, die über eine Firmengeschichte verfügen, die älter als 10 Jahre ist, wird Microsoft oft die Standard Office Suite sein. Die Programme Word, Excel, PowerPoint und Outlook gehören für alle Mitarbeiter zu den vertrauten Arbeitswerkzeugen. In jungen Unternehmen ist die webbasierte Google Suite oder manchmal auch LibreOffice im Einsatz. Beim Einsatz der Google Suite oder LibreOffice sollte man beachten, dass es eine Gruppe Mitarbeiter gibt, die aufgrund der Komplexität nicht auf die klassischen Microsoft-Programme verzichten können, wie beispielsweise die Marketing-Abteilungen auf PowerPoint oder das Controlling auf Excel.

Meine Erfahrung zeigt, dass über 90 % der Mitarbeiter keine Notwendigkeit einer client-basierten Software haben. Die Funktionalität von Cloud-Anwendungen wie Office 365 oder auch der Google Suite im Browser ist völlig ausreichend für die tägliche Arbeit (Listen und Dokumente erstellen etc.). Die installierte Office Software ist ein historisches Überbleibsel und nicht mehr zwingend notwendig. Der große und entscheidende Vorteil der generellen Cloudlösung liegt auf der Hand: die geringere Wartung! Softwareinstallationen und -Updates sind nicht mehr erforderlich und sind somit enorm ressourcenschonend.

Die Bedienung der webbasierten Anwendungen, sowohl der G Suite wie auch von Office 365, sind sehr stark an der bekannten Office-Oberfläche angelehnt und bieten gerade für die E-Kollaboration eine Vielzahl an Möglichkeiten und kann überall genutzt werden. Übrigens ein großer Nachteil von Dropbox, da es derzeit hier keine Möglichkeit gibt, Dokumente in DropBox online gemeinsam zu bearbeiten.

Zugegebenermaßen ist ein Vergleich zwischen Office 365 und der G Suite relativ diffizil, da diese durch Umfang/Leistung je Lizenz stark variieren. Aus meiner Erfahrung heraus gibt es jeweils Punkte, die für den Einsatz der jeweiligen Suite. Die Abwägung zwischen den diversen Technologien muss von Unternehmen zu Unternehmen und angepasst an die jeweiligen Anforderungen individuell erörtert werden.

b) Ablage-Systematik

Es gibt aus meiner Sicht drei verschiedene Arten von Informationen, die in einem Unternehmen existieren und die aus Unternehmenssicherheits- oder Datenschutzsicherheitsgründen separat abgelegt werden müssen.

– Freie Informationen – intern:

Interne Informationen, die für die Teams zur täglichen Arbeit wichtig sind, aber keine schützenswerten (z.B. personenbezogene, kommerzielle, strategische) Informationen beinhalten.

– Schützenswerte Informationen – intern:

Interne Informationen, die nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sein dürfen oder sollen, also schützenswert sind (Besonders HR, Controlling und Geschäftsführung), denn nur weil jetzt in der Cloud gearbeitet wird, wird es auch weiterhin „high confidential“-Unterlagen geben!

– Freie Informationen – extern:

Externe Projekte, bei denen auch der Zugriff für Unternehmensfremde Projektmitarbeiter notwendig ist.

Und auch hier gilt wieder: Gerade bei der Entscheidung für den Ablageort müssen die einzelnen Parteien (ISO, HR, die Abteilungen, Controlling, …) abgeholt werden und ihre Anmerkungen berücksichtig und ernst genommen werden.

c) Datensicherheit und Datenschutz

Während der Auswahl der geeigneten Office Suite darf natürlich die Datensicherheit und den Datenschutz nicht vergessen werden. Gerade im Zug der DSGVO und dem auch psychologisch nicht unerheblichen Schritt der Datenspeicherung in der Cloud muss hier berücksichtigt werden, dass es im Unternehmen eine Vielzahl an großen und kleinen Bedenkenträgern gibt. Diese kennen oftmals seit vielen Jahren nur die On-Premises-Lösung, also die Speicherung der Daten im Unternehmensnetzwerk. Diese Bedenkenträger zeigen teils (berechtigterweise oder teilweise auch aus Angst vor dem Neuen/Unbekannten) massive Widerstände für die Ablage der Daten in der Cloud. Eine der einfacheren Fragen hierbei ist sicherlich: Werden die Daten in einem nicht-europäischen oder europäischen Rechenzentrum abgelegt? 

Genauso wie bei der Entscheidung für eine zentrale Informationsablage ist hier die transparente und fortlaufende Kommunikation enorm wichtig. Sowohl Google wie auch Microsoft bieten spätestens seit Ende 2017 eine rechtssichere Datenspeicherung an.

Fazit

Wenn ich die Entscheidung für einen Cloud Speicher du damit die entsprechende Anwendung getroffen habe, so muss nun die Migration und die nächsten Schritte geplant werden. Das werde ich im dritten Teil der Artikelserie beleuchten.

Feedback, Kritik, Anregungen und Diskussionen erwünscht!

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