Wie werden wir künftig Arbeit erleben? Eine Vision vom ArbeitspIatz der Zukunft. – Videokonferenz (IV)

Warum ich meine Kollegen und Geschäftspartner sehen will – und es dann doch auf den guten Ton ankommt

Nach einem gemeinsamen Arbeitsumfeld möchte ich nun einen zweiten, mindestens ebenso wichtigen Aspekt der erfolgreichen Zusammenarbeit beleuchten. Er hat das Potential, unsere Zusammenarbeit von Grund auf zu ändern. Videokonferenzen gibt es schon seit vielen Jahren. Aber obwohl wir alle in oft verteilten Standorten inklusive dem neuen Arbeitsort „Daheim“ permanent den Bedarf an Kommunikation haben, wird meist telefoniert, in Meetingräumen ein einziges Desaster wer nun wann wo sich einwählt, im schlimmsten Fall noch externe Kunden.

1) Arten der Kommunikation

Doch zuerst stellt sich die Frage: Welche möglichen Arten der Videokonferenz gibt es in einem Unternehmen?

a) AdHoc Gespräche (1:1)

Der einfachste (und häufigste Fall) des Einsatzes einer Videokonferenzlösung ist das AdHoc Gespräch zwischen Mitarbeitern im Unternehmen, bislang ging das übers Telefon. Gerade in Unternehmen mit mehreren Standorten gibt es oft Kollegen, die jahrelang miteinander zu tun haben, ohne sich wirklich zu sehen. Hier wirkt die Technologie Wunder!

b) Meetings mit vielen Standorten und kleinen Gruppen an Teilnehmern

Ebenfalls in verteilten Unternehmen kommt es häufig vor, dass Kollegen aus allen Standorten in unterschiedlichen Zusammensetzungen miteinander tägliche oder wöchentliche Routinen haben. Hierfür schaffen kleine Besprechungsräumen mit einer kleinen Anlage und Minimalaustattung (ein TV mit 40‘‘ reicht völlig aus!) die Möglichkeit, AdHoc oder Regeltermine in kleinen Gruppen durch zu führen.

c) Company Stand Ups / Informationsveranstaltungen für viele Teilnehmer und Standorten

Oft werden Company StandUps nur am Hauptstandort oder nur mit technisch hohem Aufwand für alle Standorte durchgeführt. Ich persönlich habe in den letzten Jahren viel Zeit darauf verwendet, dass wir nun eine AdHoc-Lösung für Videokonferenzen haben, die uns ermöglicht, alle Standorte mit Bild und Ton zu vernetzen. Wichtige Informationen lassen sich so an alle Standorte senden – Feedback kommt live zurück.

2) Worauf muss ich bei der großflächigen Einführung einer VC Lösung achten?

Die Entscheidung für das richtige Setup einer Videokonferenzlösung hängt an mehreren Faktoren.

Natürlich kommt hier der Struktur des Unternehmens die größte Rolle zu. Sollte das Unternehmen mehrheitlich an einem Standort sitzen, so ist der Schwerpunkt einer Videokonferenzlösung sicherlich nicht die innerbetriebliche Kommunikation. Es wird vielmehr ein System für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden benötigt. Zudem wandeln sich unsere Arbeitsplätze und die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter, sodass unternehmensweite Meetings direkt zu den Orten gestreamt werden können, wo die Mitarbeiter sich befinden.

Die zweite Frage ist die nach der Unternehmenskultur und der Art der Kommunikation. Wird die Videokonferenz für große Meetings benötigt oder gibt es viele kleinere Jour Fixe mit stark verteilten Teams? Es gibt von allen großen Videokonferenzanbietern Lösungen: ich kann kleine Meeting Points oder Think Tanks mit einem vernünftigen TV sowie einer Sound Bar und einer Videokonferenzanlage ausstatten. Hier können dann Videokonferenzen mit 2-4 Personen bequem auch adhoc durchgeführt werden. Für größere Termine gilt aus meiner Sicht eine Ausstattung von 8-15 Personen als vernünftige Größenordnung, dies ist bei Kameraqualität und Anzahl der Mikrofone relevant.

Als drittes kommen nun die technischen Details ins Spiel, wie die Anzahl der Kameras, die Art der Kameras, was für eine Art der Projektion wähle ich und muss ich zusätzliche Soundanlagen installieren? Ich habe festgestellt, dass bei Videokonferenzen in der Regel 2 Bildschirme notwendig sind, da ich dann eine Präsentationfläche habe und eine Fläche für die anderen Videokonferenzteilnehmer und das Selbstbild. Selbst in Räumen die mit qualitativ hochwertigen Beamern ausgestattet sind, empfehle ich einen zusätzlichen Screen der für die Teilnehmersicht notwendig ist.

3) Wie läuft die Einführung – wo kann es Probleme geben?

Wenn ich mich nun für eine Technologie entschieden habe, steht die Einführung auf dem Plan.

a) Technologische Rahmenbedingungen

  • Bei der Kaufentscheidung auf keinen Fall bei der Audiolösung sparen, jede Videokonferenz steht und fällt mit dem Ton. Dies beinhaltet gute Boxen (Beamer und TVs haben auf keinen Fall ausreichenden Boxen!), in kleinen Räumen reicht eine gute Sound Bar und in größeren braucht es Linienstrahler.
  • Wenn die Akustik im Raum nicht ausreichend ist (Hall/Schall o.ä.), so sollte hier zwingend nachgerüstet werden! Dies kann durch Akustikdecken, Grünpflanzen oder ähnlich Schallschluckende Gegenstände erreicht werden.
  • Eine Dualscreenlösung ist unerlässlich: Entweder zwei gleich große Screens oder eine Kombination aus Beamer und TV für die Teilnehmerview.
  • Die Technologie muss zum Unternehmen passen. Multifunktionslösungen wie Microsoft Surface Hubs oder ein Cisco Spark Board sind in Unternehmen mit einer hohen Technikaffinität auf jeden Fall die richtige Entscheidung, weil die User sich auch an die Geräte trauen. Anders ist es aber in Unternehmen, wo ein Großteil der Mitarbeiter zwar täglich aktuelle Technologien nutzt, dies aber nicht die Kernkompetenz der Mitarbeiter ist. Hier entsteht sehr schnell eine emotionale Hürde, die Geräte zu bedienen, da man nicht genau weiß, wie sie funktionieren.
  • Der gesamte Videokonferenzraum muss im besten Fall so minimalistisch wie möglich ausgestattet sein. Das Bedienelement für die Videokonferenz sowie die beiden Screens, die notwendigen Micros und eine Lösung wie ClickShare um den Kabelsalat zu vermeiden.

b) Für die Einführung an sich sollten folgende Themen geklärt sein:

  • Die Technologie und die Clients auf dem Desktop sollten mit RollOut allen Kollegen zur Verfügung stehen.
  • Neben Vorort Veranstaltungen in den größeren Besprechungsräumen ist eine Dokumentation über die Nutzung der Systeme wichtig
  • Organisatorisch empfiehlt es sich, die Anlagen bei der Terminbuchung direkt mit den bisherigen Räumen zu verbinden, da die Trennung in Raum und Ressource das Risiko erhöht die Ressource zu vergessen
  • Ebenso muss darauf geachtet werden, dass für den Start die Buchung der Systeme nicht reglementiert wird (also nur ein bestimmter Personenkreis die Buchung vornehmen kann) – dies führt zu einer höheren Akzeptanz bei den Mitarbeitern

4)     Fazit:

Die Anschaffung einer Videokonferenzlösung ist immer mit Kosten verbunden. Es ist wichtig, dass hier das gesamtheitliche Konzept betrachtet wird und nicht mit einer Teillösung begonnen wird. Das bedeutet zwar trotzdem, dass ich die Anzahl der Räume skalieren kann. Die Ausstattung der einzelnen Räume muss allerdings auf jeden Fall von Beginn an passen.

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