Über die Themen gemeinsames Arbeiten und den Austausch per Ton und Bild habe ich in den letzten Artikeln berichtet (siehe Links ganz unten). Das aktuelle Thema ist im Bereich der Schatten IT aus meiner Erfahrung heraus das häufigste und auch das für Unternehmen am schwierigsten einzufangende. Es geht um Messaging über WhatsApp, Telegram, Facebook und Co sowie um die neuen integrierten Collaborationslösungen wie Microsoft Teams, SAP Jam, die Atlassian Welt oder Slack, Trello & Co.
Heutzutage organisieren sich die Mitarbeiter mit allen ihnen zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten. Dies bedeutet im Regelfall, wenn die IT Abteilung nicht in der Lage ist eine zeitnahe Lösung für ein Problem wie beispielsweise
- ein direkter Kommunikationsweg viaWhatsApp
- eine nachhaltige Informationsablage via Slack
bereitzustellen, werden die Mitarbeiter trotzdem auf genau diese Lösungen ausweichen. Dies hat den Nachteil, dass das Unternehmen nicht mehr Herr der Informationen ist und vor allem auch die Sicherheitsaspekte völlig vernachlässigt werden.
Anforderungen des Unternehmens kennen / Realitäten aktzeptieren
Für eine optimale Arbeitsumgebung ist es wichtig, dass alle Beteiligten sich darüber klar sind, dass es oftmals diese Schatten IT gibt, und dass hierfür eine gemeinsame Grundlage notwendig ist, um im Unternehmen eine gleiche Basis zu schaffen. Es gibt gerade bei Teams, die nicht an einem Standort sitzen und Unternehmen eine hohe Notwendigkeit direkt Informationen auszutauschen, kurze Nachfragen zu stellen und ggf. in Telefonkonferenzen mit Kunden kurz Dinge intern abzustimmen. Natürlich kann man hier versuchen die Nutzung zu untersagen, aber ohne eine unternehmensseitige Alternative werden die Mitarbeiter entweder extrem unzufrieden oder werden dennoch auf nicht freigegebene Tools ausweichen.
Ebenso werden Tools immer wichtiger, die eine unkomplizierte Organisation der Arbeit ermöglichen. Es müssen sich einfach Dateien austauschen lassen, und auch bei neuen Projekten innerhalb eines Unternehmens schnell eine direkte Vernetzung möglich sein.
Wie finde ich das richtige Tool – Teams, Slack, Mattermost & Co.
Bei der Evaluierung/dem Einsatz eines Tools muss dieses zum einen in das Gesamtkonstrukt der IT Infrastruktur passen und zudem von den Powerusern auch aktzeptiert werden. Ich habe die Einführung mit der ersten Beta von Teams in einem von Slack gewöhntem Umfeld erlebt. Die User waren zu diesem Zeitpunkt nicht von Teams zu begeistern, die Vorteile von Slack überwogen. Der Grund war zum einen, das es ein Microsoft Tool ist und zum anderen hat es die Kernfunktionen, die in Slack zu dem Zeitpunkt integriert waren nicht entsprechend leisten können. Hier hat sich seitdem viel getan und mit der Ausrichtung auf Teams als Skype For Business Ersatz ist ein enormer Zuwachs an Nutzern zu sehen.
Was meine Erfahrung auch zeigt, dass es gerade bei der Einführung / Evaluierung von neuen Tools es lohnenswert ist, sich für die Toolauswahl mit einer Short List an das Thema zu wagen. Das soll heißen, dass nicht nur ein Tool auf den Prüfstand im Unternehmen sollte, sondern im besten Fall drei. Zwei Alternativen halte ich für eminent wichtig, wenn die Funktionsvielfalt und der generalistische Zweck so fundamental ist. Dies bedeutet, dass das hier zu wählende Tool für das gesamte Unternehmen funktionieren muss. Und es gibt Tools, die sind sehr entwicklungsnah/technisch wie bspw. die Atlassian Toolswelt mit HipChat und Teams, das durch seine O365 Integration und die Einbindung der klassischen Office Anwendungen besticht.
Welche Tools unterstützen moderne Arbeitsweisen?
Die Tools, die zur gemeinsamen vernetzten Arbeit eingesetzt werden können, sind vielfältig und können je Unternehmen und Anzahl der Anwendungsfälle auch beliebig kombiniert und ergänzt werden.
Im Groben sind die drei Säulen Informationen, Arbeitsdokumente, Kommunikation für einen modernen Arbeitsplatz relevant und könnendurch entsprechende Tools abgebildet werden. Hierbei ist es wichtig, dass je nach Größe des Unternehmens differenziert wird, welche Tools benötigt werden.
Bei kleineren und mittleren Unternehmen kann man Abstriche in Teilen der Funktionalität machen, sobald es aber Tools für mehrere hundert User auch noch weltweit gibt, macht eine Aufteilung der Tools nach Anforderungen Sinn.
Für Collaborationslösungen gibt es von Microsoft mit Teams, SAP mit Jam, oder Coyo (gleichnamiger Hersteller) diverse Lösungen am Markt. Hier macht es Sinn, dass das Tool in die jeweilge Systemlandschaft passt und finanzierbar ist.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die direkte Kommunikation, die über WhatsApp oder ähnliche Tools organisiert wird. Hier sind die Collaborationslösungen prinzipiell in der Lage auch als Messaging Tool zu fungieren. Allerdings ist zu beachten, dass die App mobil, weil das Messaging nicht die Hauptfunktion der App ist, inperformant oder nicht benutzerfreundlich ist. Beispielsweise gibt es bei Coyo nun die Messaging Funktion mit einer eigenen App ebenso wie bei Microsoft mit Kaizala. Hier gibt es mit Threema, Hoccer und anderen diverse Lösungen, einen guten Überblick findet man in folgendem Artikel bei impulse.de.
Was ist bei der Einführung zu beachten
Auf keinen Fall darf bei der Einführung / Planung für diese Tools nicht unterschätzt, was dies für die Mitarbeiter bedeutet. Ein generelles Verbot für Tools dieser Art führt in der Regel zu Frustruation und Ablehnung. Gerade hier müssen die Mitarbeiter von Anfang an in die Überlegungen eingebunden werden und im besten Fall aktiv am Prozess beteiligt werden!
Fazit
Das wichtigste bei den unterstützenden Tools zur Zusammenarbeit ist, darauf zu achten, was es für Anforderungen aus allen Abteilungen gibt. Wo werden schon alternative Lösungen eingesetzt, sind diese auf den Rest des Unternehmens übertragbar? Wenn sie nicht übertragbar sind – was für sicherheits-/datenschutzkonforme Tools gibt es?
Ich freue mich über Feedback, Kritik, Anregungen und Diskussionen! Auch gerne teilen!